Stimaţi colegi, Vă propun atenţiei articolul prezentat în cadrul Conferinţei ştiinţifico-practice internaţionale  „Teoria şi practica administrării publice”, ediţia anului 2010, ce a avut loc la Academia de Administrare Publică. 

INSTRUIREA LA LOCUL DE SERVICIU – ASPECTE PRACTICE REIEŞIND DIN

INSTRUIREA CADRELOR SISTEMULUI JUDECĂTORESC ÎN UTILIZAREA

PROGRAMULUI INTEGRAT DE GESTIONARE A DOSARELOR*

Asigurarea unui nivel ridicat de profesionalism, aplicarea standard-elor europene, condiţionează perpetua necesitate în perfecţionarea abilităţilor de lucru şi acumularea noilor cunoştinţe. Astfel, instruirea iniţială şi continuă a cadrelor devine un lucru obişnuit şi în Republica Moldova necesitînd o abordare conceptuală bine definită şi sistemică, dar şi ajustată specificului domeniul aplicat. În acest sens nu este o excepţie şi sistemul judecătoresc.

În acest context, relevăm că reformarea sistemului judecătoresc reprezintă o condiţie esenţială întru promovarea vectorului proeuropean. În acest sens, Republica Moldova a întreprins un şir de acţiuni în vederea automatizării activităţii instanţelor judecătoreşti.

Astfel, prin eforturile ultimilor ani, instanţele judecătoreşti au fost dotate cu echipament tehnico-informaţional, asigurate cu reţele interne şi conexiune internet. Nucleul acestor renovări reprezintă crearea şi introducerea Sistemului Informaţional Judiciar constitut din trei elemente – Programul Integrat de Gestionare a Dosarelor, Sistemul de înregistrare audio a şedinţelor de judecată ,,Femida” şi paginile web ale instanţelor judecătoreşti.

Însă, toate aceste renovări nu ar fi adus nici un beneficiu fără utilizarea corectă şi eficientă a soft-urilor de către  colaboratorii instanţelor judecătoreşti – sarcină pe cît de dificilă şi ambiţioasă pe atît de necesară şi decisivă.

Prin urmare, considerăm că experienţa acumulată în vederea instruirii în utilizarea Programului Integrat de Gestionare a Dosarelor a colaboratorilor instanţelor judecătoreşti la locul de lucru ar prezenta un interes pentru colegii altor autorităţi executive.

Instruirea la locul de serviciu, ca şi toate celelalte metode de instruire a personalului, are un şir de beneficii dar şi neajunsuri, rolul nostru fiind în a reduce efectele negative şi a majora aportul pozitiv al procesului instructiv.

        Beneficiile instruirii la locul de muncă sunt:

–          Asigurarea relativ neîntreruptă a procesului lucrativ;

–          Comoditatea organizării instruirii;

–          Asigurarea unui carul perfect aplicării practice a cunoştinţelor;

–          Asigurarea unui feed-back rapid;

–          Instruirea individuală;

–          Costul redus al instruirii.

        Neajunsurile acestei forme de instruire pot fi:

–          Atitudinea superficială a personalului instruit şi/sau instructorului;

–          Concentrarea scăzută;

–          Perceperea instruirii ca o formalitate.

Pentru a atinge scopurile procesului instructiv urmează a ţine cont de un şir de factori. Aceasta va permite optimizarea efectului pozitiv şi reducerea efectelor negative. Astfel, propunem atenţiei următorul algoritm al organizării şi desfăşurării instruirii la locul de lucru.

Primul lucru care urmează a fi clarificat la planificarea unei instruirii este stabilirea necesităţii în formare. La această etapă formatorul trebuie să identifice necesitatea în instruire dar şi nevoile de instruire. Acest lucru poate fi realizat prin mai multe mijloace – chestionare sau/şi intervievarea colaboratorului şi/sau şefului acestuia, testarea teoretică şi/sau practică.

La instruirea în materia Programului Integrat de Gestionare a Dosarelor aceste acţiuni au fost realizate prin consultarea curriculum-ului cursului în utilizarea Programului Integrat de Gestionare a Dosarelor, elaborat şi aplicat de către Programul SUA ,,Provocările Mileniului” pentru Buna Guvernare, şi intervievarea colaboratorilor şi preşedintelui instanţei judecătoreşti. Astfel, scopul primar al instruii desfăşurate de Ministerul Justiţiei era de a dezvolta abilităţile practice în aplicarea Programului Integrat de Gestionare a Dosarelor.

După identificarea necesităţii în instruire urmează a purcede la planificarea desfăşurării instruirii la locul de serviciu. Necătînd că avem coordonatele instruirii – locul de lucru al colaboratorului, putem întreprinde careva acţiuni care ar optimiza procesul de instruire. Verificarea locului de instruire, asigurarea, în măsura posibilităţii, a lipsei unui disconfort pentru instructor şi/sau colaborator, cum ar fi deranjările frecvente, prezenţa unor impedimente în concentrarea asupra instruirii, etc.

Astfel, în cazul instruirii în utilizarea Programului Integrat de Gestionare a Dosarelor aceasta a însemnat verificarea funcţionalităţii echipamentului, verificarea reţelei interne şi conexiunii internet, configurarea Programului Integrat de Gestionare a Dosarelor, acordarea dreptului de acces colaboratorilor. Atenţionarea colaboratorului asupra oportunităţii preluării funcţiilor acestuia de către un coleg de serviciu în timpul instruirii.

Planificarea instruirii mai implică şi stabilirea duratei, perioadei temporale şi timpului concret al desfăşurării instruirii.

Cu referire la durata de instruire specificăm că, în cazul în care instructorul are posibilitatea totală de decizie în acest sens, ar fi bine a stabili aceşti parametrii de sine stătător, reieşind din criterii obiective cum ar fi – nivelul de cunoştinţe în materie a colaboratorului, necesitatea acestuia în instruire. Totodată, dacă aceşti indicatori pot fi evaluaţi la etapa stabilirii nevoilor de instruire, atunci nivelul de asimilare a cunoştinţelor şi depinderilor poate fi constatat doar în cadrul derulării procesului de instruire a colaboratorului. Dat fiind faptul că, în măsura posibilităţii, instruirea urmează a fi ajustată particularităţilor comprehensive a colaboratorului, este recomandabil a avea o rezerva la stabilirea duratei de instruire, mai ales că instruirea la locul de serviciu permite abordarea individuală a fiecărui colaborator, fapt ce reprezintă un mare avantaj al acestei forme de instruire.

În cazul instruirii colaboratorilor instanţelor judecătoreşti durata de instruire era stabilită de instructor acest fapt fiind unul benefic reieşind din particularităţile materiei predate. Astfel, operarea în Programul Integrat de Gestionare a Dosarelor necesită posedarea de către colaborator a nivelului mediu de utilizator al tehnologiilor informaţionale. Necătînd la anterioarele cursuri de formare în domeniul utilizării tehnologiilor informaţionale urmate de majoritatea judecătorilor şi colaboratorilor instanţelor judecătoreşti, unii dintre aceştia nu posedau depinderi practice, fapt care a argumentat necesitatea unei perioade mai lungi de instruire la locul de serviciu. Totodată, în temeiul faptului că tehnologiile informaţionale reprezintă un domeniu destul de specific aceasta a condiţionat o abordare particulară mai ales a colaboratorilor mai puţin versaţi în utilizarea echipamentului informaţional.

În partea ce ţine de stabilirea perioadei temporale de instruire, aici este necesar de a ţine cont de mai mulţi aspecte.

La stabilirea perioadei nominalizate este binevenit a evita vacanţa de vară, cînd mai mulţi colaboratorii pleacă în concediu, iar cei disponibili sunt supraocupaţi.

De asemenea, în dependenţă de specificul activităţii instituţiei, este recomandabil de a evita perioada imediat următoare vacanţei de vară, posibil colaboratorii reîntorşi din concediu vor avea necesitatea să „revină în formă” şi să preia toate activităţile care s-au acumulat în răstimpul vacanţei sale.

Totodată, se recomandă a evita, în măsura posibilităţii,  instruirea colaboratorilor în perioada anterioară concediilor. Această recomandare se bazează pe raţionamentul că, posibil în acest timp colaboratorul va fi supraocupat de finalizarea executării sarcinilor de serviciu acumulate pentru a pleca „cu simţul datoriei împlinite” în concediu. Alt argument ar fi că, pentru asimilarea bună a informaţiilor este binevenită aplicarea concomitentă a acestora în practică, factor ce ar asigura însuşirea cunoştinţelor şi abilităţilor practice de aplicare a acestora. În cazul în care, colaboratorul instruit deodată după finalizarea cursului este lipsit de posibilitatea efectivă de a aplica practic cunoştinţele efectul benefic al instruirii scade semnificativ, ulterior fiind necesară o perioadă de „reanimare” a cunoştinţelor, nemaivorbind de dezvoltarea abilităţilor practice de aplicare a acestora.

Altă recomandare, în dependenţă de specificul activităţii instituţiei, este a evita perioadele de raportare, care de regulă au loc la finele lunii, trimestrului, semestrului, anului. În această perioada colaboratorii sunt supraocupaţii dar şi încadraţi în limite stricte de timp în privinţa raportării.

Pentru a planifica reuşit perioada temporală de instruire sugerăm clarificarea aspectelor nominalizate mai sus cu conducătorul instituţiei, colaboratori şi coordonarea ulterioară a perioadei în comun acord cu aceştia.

Timpul concret al desfăşurării instruirii este alt moment importat în desfăşurarea instruirii. De regulă, instruirea la locul de serviciu se desfăşoară în sesiuni consecutive de 1-3 ore cu întreruperi de 1-2 zile, însă acest aspect nu poate şi nici nu trebuie abordat general. Vom schiţa doar punctele reper. Limitele de 1-3 ore pentru o sesiune de instruire este justificată de abilităţile de asimilare a adulţilor, dar şi posibilitatea reală de a desfăşura instruirea la locul de serviciu, fără a fi întrerupt procesul de lucru. Timpul de repaos între sesiunile de instruire este necesar analizei şi asimilării intelective a informaţiei dar şi dezvoltarea depinderilor primare, experimentarea cunoştinţelor obţinute. Sugerăm instructorului de a cere colaboratorului executarea unor sarcini în acest răstimp şi pregătirea întrebărilor, comunicarea problemelor cu care s-a întîlnit în timpul executării sarcinilor nominalizate, etc.

În acest mod s-a procedat şi în cazul instruirii colaboratorilor instanţelor judecătoreşti. Instruirea a fost realizată în cîteva sesiuni de 1-2 ore cu întrerupere de 1-2 zile, astfel ca sesiunea următoare începea cu discutarea problemelor şi explicarea aspectelor ce ţin de întrebările înaintate de colaborator privind cele expuse la sesiunea precedentă.

În partea ce ţine de ora exactă a instruirii la locul de serviciu, sugerăm, în limitele posibilităţii, stabilirea acesteia direct cu colaboratorul instruit. După caz, ar fi oportun de a coordona  ora instruirii cu conducătorul instituţiei sau seful direct al colaboratorului. Acest aspect pare a fi şi mai evident în cazul în care vom ţine cont de recomandarea propusă mai sus privind substituirea colaboratorului instruit în timpul sesiunii de instruire cu scopul de a facilita concentrarea instructorului şi colaboratorului asupra procesului de instruire.

După executarea tuturor măsurilor pregătitoare se purcede la desfăşurarea instruirii propriu zise. Această fază este nucleul procesului de instruire, din acest considerent urmează a i se acorda o atenţie deosebită. În cadrul instruirii pot apărea diverse situaţii care în mod direct sau indirect pot influenţa efectul procesului instructiv. Ne vom axa doar pe cele mai importante, în viziunea noastră. Pentru ca să eficientizăm procesul instructiv la locul de lucru propunem următoarele puncte de reper:

–          Crearea între instructor şi colaborator a unui cadrul comunicativ şi de colaborare  prielnic instruirii;

–          Tratament reciproc egal între instructor şi colaborator;

–          Motivarea pozitivă a colaboratorului;

–          Cunoaşterea şi aplicarea de către instructor a principiilor andragogiei.

Atmosfera în care se desfăşoară instruirea are o mare importanţă. Astfel, este absolut necesar a evita superficialitatea procesului, şi perceperea acestuia ca o formalitate atît de către colaborator cît şi, mai ales, de către instructor.

Este optim a percepe instruirea la locul de serviciu ca o sarcină comună a instructorului şi colaboratorului instruit, ca un proces comun de lucru. De multe ori, cel puţin din propria experienţă, colaboratorii manifestă lipsă de motivare. Argumentele ar fi diferite, însă cele mai răspîndite sunt volumul mare de lucru, aparenta inutilitate a instruirii, lipsa de interes. Pentru a depăşi aceste momente negative se propune a demonstra şi argumenta necesitatea şi utilitatea instruirii, a explica cum aceste cunoştinţe ar uşura executarea sarcinilor de lucru, a arăta intercorelarea între cunoştinţele posedate de colaboratorul instruit şi cele ce urmează a fi asimilate. Totodată, este preferabil a începe instruirea de la explicarea lucrurilor mai facile cu propunerea colaboratorului de a le aplica direct în practică – posibil succesul colaboratorului la executarea acestui exerciţiu va mobiliza interesul acestuia. În contextul dat, pentru a minimiza negativismul colaboratorilor ar fi binevenită organizarea, anterior desfăşurării instruirii, a unei şedinţe comune cu colaboratorii şi conducerea instituţiei la care aceasta ar aduce la cunoştinţa colaboratorilor necesitatea şi oportunitatea instruirii, dar şi va stimula atitudinea conştiincioasă a acestora.

Un alt aspect important reprezintă aplicarea principiilor andragogiei – a ţine cont în cadrul procesului de instruire de particularităţile învăţării adulţilor. Dat fiind faptul că prezenta lucrare nu are drept scop a se aprofunda în multitudinea metodelor de instruire a adulţilor, prezumăm iniţierea potenţialilor instructori în materia nominalizată.

Instruirea la locul de serviciu se finalizează cu evaluarea cunoştinţelor. Această evaluare urmează a fi obiectivă şi vorbeşte atît de nivelul de asimilare a cunoştinţelor şi dezvoltare a abilităţilor cît şi de calitatea prestaţiei instructorului. Evaluarea poate fi realizată prin mai multe modul – utilizarea chestionarului sau/şi testului şi prezentarea aplicări practice a depinderilor obţinute de către colaboratorul instruit. Evaluarea are menirea de a răspunde la întrebarea în ce măsură instruirea şi-a atins obiectivele.

Este binevenit a evita ,,ruperea tuturor legăturilor” cu colaboratorii instruiţi după desfăşurarea instruirii. Raţionamentul acestei recomandări reiese din oportunitatea de asigurare a încrederii colaboratorilor în sprijinul instructorului în cazul apariţiei unei potenţiale probleme neelucidate. Totodată, nu este exclusă posibilitatea unor noi instruiri legăturile obţinute facilitînd considerabil organizarea şi desfăşurarea acestora.

În concluzii tindem a remarca că formarea şi perfecţionarea cadrelor reprezintă un moment cheie în promovarea înaltelor standarde profesionale şi prestarea unor servicii calitative populaţiei. Necătînd la acualele probleme cu care se confruntă serviciul public, este absolut intolerabilă incompetenţa, iresponsabilitate şi lipsa viziunii de perspectivă. Astfel, este absolut necesar de a cultiva, pe lîngă cunoştinţe, atitudinea judicioasă a cadrelor faţă de obligaţiile sale de serviciu prin demonstrarea importanţei aportului fiecărui funcţionar public la consolidarea complexă a tuturor sferelor de activitate a statului nostru – Republica Moldova.

*Toate drepturile rezervate, Tatiana Ciaglic